Co to jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to nowoczesny system teleinformatyczny, który pozwala na elektroniczne wystawianie i odbieranie faktur, nazywanych fakturami ustrukturyzowanymi. System ten gwarantuje, że każda faktura jest autentyczna, spójna i czytelna, a docelowo stanie się jedyną akceptowaną formą fakturowania w Polsce. Dzięki KSeF, przedsiębiorcy nie będą musieli martwić się o akceptację faktur przez odbiorców – system automatycznie zadba o przekazanie faktur ustrukturyzowanych.
Jak wystawiać faktury w KSeF?
Wystawianie faktur w KSeF będzie możliwe za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, a także przy użyciu komercyjnych programów księgowych. Ministerstwo Finansów udostępniło Aplikację Podatnika KSeF, która pozwala na wygodne zarządzanie fakturami – od ich wystawienia, przez odbiór, aż po przeglądanie e-Faktur. Aplikacja umożliwia również sprawdzanie statusu faktur oraz pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO).
Od kiedy obowiązuje KSeF?
Choć obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, od 1 lutego 2026 roku wystawianie faktur w tym systemie stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT, zarówno czynnych, jak i zwolnionych. To oznacza, że każda transakcja, która wymagała dotychczas wystawienia faktury, będzie musiała zostać udokumentowana za pomocą KSeF.
Dla kogo jest KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkie czynności, które do tej pory wymagały udokumentowania fakturą zgodnie z ustawą o VAT. Dotyczy to krajowych dostaw towarów oraz świadczenia usług między przedsiębiorcami (B2B) i na rzecz organów publicznych. Jednak nie wszyscy będą zobowiązani do korzystania z KSeF – nie dotyczy to m.in. podmiotów zagranicznych bez siedziby działalności gospodarczej w Polsce.
Co zrobić w przypadku awarii KSeF?
Ministerstwo Finansów będzie na bieżąco informować o wszelkich awariach KSeF za pośrednictwem Biuletynu Informacji Publicznej (BIP). W trakcie awarii przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury elektroniczne zgodnie z ustalonym wzorem, a następnie przesłać je do KSeF po zakończeniu awarii. W przypadku problemów technicznych, które uniemożliwiają korzystanie z KSeF, nadal możliwe będzie wystawianie faktur w tradycyjny sposób, z obowiązkiem ich późniejszego zarejestrowania w systemie.
Sankcje za niewywiązywanie się z obowiązków
Od 1 sierpnia 2026 roku, za niewystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF lub za niewysłanie jej do systemu w terminie, mogą grozić kary pieniężne do wysokości 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze. Przez pierwsze pół roku obowiązywania nowych przepisów, kary te nie będą jednak nakładane.
Jak Delta Duo Sp. z o.o. może Ci pomóc?
Delta Duo Sp. z o.o. to nie tylko ochrona środowiska – to także ekspert w księgowości. Nasze Biuro Rachunkowe pomoże Ci w pełni przygotować się na zmiany związane z wprowadzeniem KSeF. Zapewniamy kompleksową obsługę księgową, w tym wsparcie w zakresie Kadr i Płac, aby Twoja firma była zawsze zgodna z przepisami. Działamy na terenie całego Kraju, oferując wsparcie na każdym etapie wdrażania nowych rozwiązań.
